אחד התפקידים המרכזיים של יד ושם, כמוסד לאומי המתעד ומנציח את זיכרון השואה, הינו איסוף של תיעוד ארכיוני מסוגים שונים – תצלומים, יומנים, עדויות, מכתבים, תעודות אישיות, סרטים, חפצים ויצירות אומנות.
כל תיעוד שמגיע לארכיון נרשם ב"ספר הנכנסות", בהתאם לחוק הארכיונים של מדינת ישראל. אישור על קבלת הפריט ורישומו נשלח למוסר/ת החומר, ובאמצעות המספר הקטלוגי שנקבע ניתן למצוא את הפריט גם כעבור שנים רבות. מידע נוסף אודות הפריטים, כגון זיהוי האנשים המופיעים בתצלומים או הרקע לכתיבת המכתבים, נשמר גם הוא. הפריטים עוברים תהליך של רישום ראשוני, סידור, סריקה ורישום מפורט. לאחר מכן הם נגישים לחוקרים ולקהל הרחב, אלא אם כן מוסר החומר מבקש לקבוע הגבלות על החשיפה.
בחודש ניסן תשע"א (אפריל 2011) יצא יד ושם במבצע לאומי שכותרתו "לאסוף את השברים". מטרת המבצע היא לפעול להעברת תיעוד רב ככל הניתן ליד ושם, למשמרת לדורות. איסוף החומרים מן הניצולים ובני משפחותיהם.
תצלומים וסרטים
תצלומים וסרטים הם תעודות היסטוריות חשובות, מקור למחקר מחד, ואמצעי הנצחה ויזואלי וייחודי מאידך.
אוסף התצלומים ההיסטוריים בארכיון יד ושם הוא הגדול בעולם בנושא השואה, ובו יותר מ-450,000 תצלומים, כ-500 אלבומים וכ-11,000 אוספים. בנוסף שמורים ביד ושם למעלה מ-130,000 תצלומים של קורבנות שואה שצורפו ל'דפי העד".
האוסף מתעד מכלול של תחומים: חיי היהודים לפני השואה ובשואה, חיי שארית הפליטה באירופה לאחר המלחמה, פעילות הנצחת השואה בעולם ועוד. התצלומים מגיעים ממגוון מקורות: ארכיונים רשמיים, אוספים פרטיים, מוזיאונים, אוספים היסטוריים וכדומה.
תחילתו של אוסף התצלומים ההיסטוריים בעבודת תיעוד של יחידים וקבוצות מיד לאחר סיום מלחמת העולם השנייה. עם פתיחת ארכיון יד ושם שולבו בו אוספי התצלומים שנאספו עד אז. ב-1983 הוקם מדור תצלומים נפרד, ומאז הוא מרכז את מלאכת האיסוף, הקִטלוג וההנגשה של תצלומים היסטוריים הקשורים לשואה. ב-1993 נפתח פרויקט הקִטלוג הממוחשב של האוסף, וב-1998 החל תהליך הסריקה של התצלומים. ב-2008 הועלה מאגר התצלומים המקוון לאינטרנט
אוסף סרטי המקור מתקופת השואה מכיל מאות כותרים הכוללים חומרי גלם, יומני קולנוע, סרטי חובבים, סרטי תעמולה, סרטים מוסדיים, סרטי עלילה ומשפטים. השימוש בחומר מתוך הסרטים כפוף להגבלות החלות על חומרים, על פי חוקי זכויות היוצרים. לארכיון התצלומים המקוון
ארכיון מנהלי
ארכיון המנהלי מתעד את פעילות יד ושם מאז הקמתו ועד היום בתחומי הנצחה, חינוך, איסוף תיעוד, מחקר, קשרים בינלאומיים ועוד. בארכיון המנהלי שמורים מסמכים רשמיים, מכתבים, דוחות, סקירות, תצלומים, שרטוטים ועוד. ניתן לעיין בחומרי הארכיון בתיאום מראש, בהתאם לנוהלי העיון שנקבעו בחוק הארכיונים ובתקנות יד ושם. לפניה לארכיון המנהלי >>>
דיגיטציה
ארכיון יד ושם שואף לאפשר לציבור גישה נוחה מרחוק אל מאגרי התיעוד שלו. התנאי הראשון לכך הוא סריקה דיגיטלית של החומרים השמורים בארכיון. סריקה כזו גם מסייעת לשימורו של התיעוד, שכן הצורך במגע ישיר בו מצטמצם והסריקה גם מהווה עותק גיבוי.
תהליך הדיגיטציה מתבצע במשותף עם אגף מערכות מידע ביד ושם. עד היום נסרקו: כל עדויות האודיו והוידאו של יד ושם, כל דפי העד, כל ארכיון התצלומים וכמחצית מסרטי המיקרופילמים. לאחרונה התחלנו לסרוק את מסמכי הנייר בארכיון ואנו מתכננים להשלים את פרויקט הסריקה בשנים הקרובות.